nl
Wat kost ICT-beheer voor het mkb?
Goed ICT-beheer zorgt ervoor dat medewerkers veilig en zonder onnodige onderbrekingen kunnen werken. Werkplekken moeten functioneren, systemen moeten worden bijgewerkt en problemen moeten snel worden opgelost. Maar wat kost het om het ICT-beheer van een mkb-bedrijf uit te besteden?
Daar is geen standaardbedrag voor. De kosten hangen onder andere af van het aantal medewerkers, de gebruikte systemen, de gewenste ondersteuning en de beveiliging die jouw organisatie nodig heeft.
In dit artikel leggen we uit hoe de kosten van ICT-beheer worden opgebouwd, welke werkzaamheden binnen het beheer kunnen vallen en waar je op moet letten wanneer je offertes vergelijkt.
Op deze pagina
Waarom is er geen standaardprijs voor ICT-beheer?
Geen twee ICT-omgevingen zijn hetzelfde. Een bedrijf met tien medewerkers, één kantoor en een eenvoudige Microsoft 365-omgeving heeft andere ondersteuning nodig dan een organisatie met meerdere locaties, bedrijfskritische applicaties en uitgebreide beveiligingseisen.
Ook de staat van de huidige ICT-omgeving speelt een rol. Wanneer systemen goed zijn ingericht en gedocumenteerd, kan het beheer overzichtelijker zijn. Is er achterstallig onderhoud, ontbreken beheerdersaccounts of zijn werkplekken en licenties niet goed geregistreerd? Dan is eerst aanvullend werk nodig.
De kosten van ICT-beheer worden daarom meestal bepaald na een inventarisatie. Daarbij kijkt een ICT-partner naar de omvang, inrichting, risico’s en ondersteuningsbehoefte van de organisatie.
Welke factoren bepalen de kosten van ICT-beheer?
De prijs wordt niet alleen bepaald door het aantal medewerkers. Ook het aantal apparaten, de gebruikte diensten en de gewenste bereikbaarheid hebben invloed.
Aantal medewerkers en gebruikersaccounts
Iedere medewerker gebruikt meestal een account, e-mailbox, werkplek en verschillende applicaties. Deze moeten worden ingericht, beveiligd, bijgewerkt en ondersteund.
Naarmate het aantal gebruikers groeit, neemt meestal ook het aantal servicevragen, licenties, apparaten en beheertaken toe.
Aantal werkplekken en apparaten
Een medewerker kan meerdere apparaten gebruiken, zoals een laptop, desktopcomputer, telefoon of tablet. Gedeelde computers en apparaten op verschillende locaties moeten mogelijk ook worden beheerd.
Bij werkplekbeheer kan het bijvoorbeeld gaan om:
installatie en configuratie;
updates en beveiligingspatches;
antivirus- en endpointbeveiliging;
beheer op afstand;
monitoring;
technische ondersteuning;
vervanging en levenscyclusbeheer.
Microsoft 365 en andere cloudomgevingen
Gebruikt jouw organisatie Microsoft 365? Dan kunnen ook het beheer van accounts, licenties, Teams, SharePoint, OneDrive en beveiligingsinstellingen onderdeel zijn van de dienstverlening.
Welke Microsoft 365-licenties nodig zijn, hangt af van de werkzaamheden en beveiligingsbehoefte van iedere gebruiker.
Lees meer over Microsoft 365 voor bedrijven .
Servers en bedrijfsapplicaties
Sommige organisaties werken volledig in de cloud. Andere bedrijven gebruiken lokale servers, virtuele servers of een combinatie van lokale en online omgevingen.
Servers en bedrijfskritische applicaties vragen meestal om aanvullende monitoring, onderhoud, back-up en herstelafspraken.
Netwerk en aantal locaties
Een organisatie met meerdere vestigingen heeft doorgaans een complexere netwerkstructuur dan een bedrijf met één kantoor. Verbindingen, routers, switches, wifi, firewalls en access points moeten betrouwbaar en veilig functioneren.
Bekijk de mogelijkheden voor aanleg en beheer van bedrijfsnetwerken .
Gewenste beveiliging
De beveiligingsmaatregelen moeten passen bij de gegevens, risico’s en werkzaamheden van jouw organisatie.
Daarbij kan het onder andere gaan om:
multifactor-authenticatie;
antivirus- en endpointbeveiliging;
firewallbeheer;
spam- en phishingbescherming;
back-up en herstel;
monitoring;
beheer van accounts en toegangsrechten;
beveiliging van thuiswerkplekken.
Meer informatie vind je op onze pagina over ICT-security voor bedrijven .
Ondersteuning en bereikbaarheid
De kosten hangen ook af van de gewenste ondersteuning. Hebben alleen enkele contactpersonen toegang tot de servicedesk of mogen alle medewerkers rechtstreeks vragen stellen? Is ondersteuning alleen tijdens kantooruren nodig of gelden aanvullende afspraken?
Ook gewenste responstijden en prioriteiten bij storingen kunnen invloed hebben op de dienstverlening.
Wat valt binnen de kosten van ICT-beheer?
De precieze inhoud verschilt per ICT-partner en contract. Controleer daarom altijd welke werkzaamheden binnen het vaste bedrag vallen.
Binnen professioneel ICT-beheer kunnen onder andere de volgende werkzaamheden zijn opgenomen.
Monitoring en dagelijks onderhoud
Systemen, servers, netwerken en werkplekken worden gecontroleerd op beschikbaarheid, prestaties en beveiliging. Afwijkingen kunnen daardoor worden opgemerkt voordat medewerkers er direct last van hebben.
Updates en beveiligingspatches
Besturingssystemen en applicaties moeten regelmatig worden bijgewerkt. Updates lossen fouten op, verbeteren prestaties en verhelpen beveiligingsproblemen.
Back-upcontrole
Een back-up moet niet alleen worden uitgevoerd. Er moet ook worden gecontroleerd of deze goed is verlopen en of de juiste gegevens zijn meegenomen.
Afspraken over bewaartermijnen, herstel en uitgebreide hersteltests kunnen verschillen per dienstverlening.
Servicedeskondersteuning
Medewerkers kunnen bij de servicedesk terecht met vragen over werkplekken, e-mail, applicaties, wachtwoorden en andere technische problemen.
Controleer of ondersteuning onbeperkt is, binnen een vastgesteld aantal uren valt of per melding wordt berekend.
Gebruikers- en licentiebeheer
Nieuwe medewerkers hebben accounts, toegangsrechten en licenties nodig. Bij vertrek moeten deze veilig worden ingetrokken of overgedragen.
Goed licentiebeheer voorkomt dat de organisatie onnodig betaalt voor ongebruikte of ongeschikte softwarelicenties.
Rapportage en advies
Een ICT-partner kan periodiek rapporteren over prestaties, incidenten, beveiliging, apparaten en verbeterpunten. Zo houdt de organisatie inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden en toekomstige investeringen.
Welke prijsmodellen worden gebruikt voor ICT-beheer?
ICT-partners kunnen verschillende prijsmodellen gebruiken. Geen enkel model is automatisch beter. Het belangrijkste is dat duidelijk is welke werkzaamheden en risico’s binnen de prijs vallen.
Een vast bedrag per gebruiker
Bij dit model betaal je een vast bedrag per gebruiker per maand. Het maandbedrag groeit mee wanneer er medewerkers bijkomen en daalt mogelijk wanneer gebruikers uit dienst gaan.
Controleer welke apparaten, licenties en ondersteuning bij het bedrag per gebruiker zijn inbegrepen.
Een vast bedrag per apparaat
Sommige werkzaamheden worden berekend per beheerde laptop, computer, server, firewall of ander apparaat.
Dit kan logisch zijn wanneer medewerkers meerdere apparaten gebruiken of wanneer de organisatie veel gedeelde systemen heeft.
Een vast bedrag voor de volledige omgeving
Bij een overzichtelijke en stabiele ICT-omgeving kan een totaalbedrag worden afgesproken voor een vastgestelde dienstverlening.
Leg dan vast hoe de prijs verandert wanneer de organisatie groeit, verhuist of nieuwe systemen toevoegt.
Betalen per uur of incident
Bij ad-hocondersteuning betaal je wanneer hulp nodig is. Dit kan passend zijn voor organisaties met weinig systemen en een beperkte ondersteuningsbehoefte.
Het nadeel is dat monitoring, preventief onderhoud en structurele verbetering mogelijk niet zijn inbegrepen. De maandelijkse kosten zijn bovendien minder voorspelbaar.
Een gecombineerd prijsmodel
Veel ICT-dienstverlening bestaat uit een combinatie. Dagelijks beheer en ondersteuning vallen binnen een vast maandbedrag, terwijl projecten, hardware en grotere wijzigingen afzonderlijk worden berekend.
Dit kan goed werken, zolang vooraf duidelijk is waar het reguliere beheer eindigt en een project begint.
Welke eenmalige kosten kunnen er zijn?
Naast de terugkerende beheerkosten kunnen er eenmalige kosten ontstaan voor de inventarisatie, onboarding en overname van de ICT-omgeving.
Denk bijvoorbeeld aan:
inventarisatie van apparaten, accounts en systemen;
overname van beheerdersrechten;
installatie van beheersoftware;
documentatie van de ICT-omgeving;
controle van beveiligingsinstellingen;
opschonen van accounts en licenties;
oplossen van achterstallig onderhoud;
migratie van data en systemen;
inrichten van monitoring en back-up;
overdracht door de vorige ICT-leverancier.
Niet iedere bestaande omgeving hoeft volledig te worden vervangen. Een goede ICT-partner beoordeelt eerst wat goed functioneert en welke verbeteringen werkelijk nodig zijn.
Welke werkzaamheden worden vaak apart berekend?
Een vast beheerbedrag betekent meestal niet dat alle toekomstige ICT-werkzaamheden onbeperkt zijn inbegrepen.
De volgende werkzaamheden kunnen buiten het reguliere beheer vallen:
aanschaf en vervanging van hardware;
grote migraties;
verhuizing van een kantoor;
aanleg van een nieuw netwerk;
opening van een extra locatie;
implementatie van nieuwe bedrijfssoftware;
grote aanpassingen aan Teams of SharePoint;
projectmanagement;
ondersteuning buiten afgesproken tijden;
werkzaamheden van externe leveranciers.
Ook Microsoft 365-licenties, internetverbindingen, telefonie en beveiligingsproducten kunnen afzonderlijk op de factuur staan.
Dat hoeft geen probleem te zijn. Belangrijker is dat vooraf duidelijk is welke kosten vast zijn en wanneer aanvullende werkzaamheden worden berekend.
Hoe vergelijk je offertes voor ICT-beheer?
Twee offertes kunnen hetzelfde maandbedrag tonen, maar inhoudelijk sterk van elkaar verschillen. Vergelijk daarom niet alleen de prijs.
Controleer minimaal de volgende onderdelen.
Welke omgeving wordt beheerd?
Zijn alle werkplekken, servers, locaties, netwerken en cloudomgevingen opgenomen? Controleer ook of mobiele apparaten en thuiswerkplekken meetellen.
Wie mag de servicedesk gebruiken?
Mogen alle medewerkers contact opnemen of loopt ondersteuning via één interne contactpersoon? Welke soorten vragen vallen binnen het contract?
Welke beveiliging is inbegrepen?
Controleer of antivirus, endpointbeveiliging, firewallbeheer, monitoring, updates en back-up onderdeel zijn van de dienstverlening.
Welke responstijden gelden?
Hoe maakt de leverancier onderscheid tussen een kleine vraag en een bedrijfskritische storing? Bekijk welke reactie- en oplostijden worden afgesproken.
Welke werkzaamheden gelden als project?
Vraag wanneer een wijziging nog binnen het dagelijkse beheer valt en wanneer deze afzonderlijk wordt begroot.
Hoe wordt gerapporteerd?
Krijg je inzicht in incidenten, prestaties, beveiliging, apparaten, licenties en verbeterpunten?
Wat gebeurt er bij beëindiging?
Leg vast hoe accounts, documentatie, configuraties en beheerrechten worden overgedragen wanneer de samenwerking eindigt.
Is goedkoop ICT-beheer werkelijk goedkoper?
Een laag maandbedrag kan aantrekkelijk zijn, maar zegt weinig zonder inzicht in de dienstverlening.
Bij de werkelijke kosten van ICT horen ook:
tijdverlies door storingen;
uren die medewerkers zelf aan ICT-vragen besteden;
vertraging bij het aansluiten van nieuwe medewerkers;
ongebruikte softwarelicenties;
herstel na beveiligingsincidenten;
omzetverlies door uitval;
spoedwerkzaamheden;
afhankelijkheid van één interne medewerker.
Een goedkope oplossing die vooral reageert nadat iets misgaat, kan uiteindelijk duurder uitvallen dan proactief beheer waarbij systemen actief worden gecontroleerd.
De juiste vraag is daarom niet alleen: wat kost ICT-beheer per maand? Vraag ook welke risico’s, verstoringen en interne werkzaamheden met die dienstverlening worden verminderd.
Hoe bepaalt Encis de kosten van ICT-beheer?
Encis werkt niet vanuit één standaardpakket voor iedere organisatie. We bekijken eerst hoe jouw ICT-omgeving is ingericht en welke ondersteuning nodig is.
Daarbij kijken we onder andere naar:
het aantal medewerkers en werkplekken;
de gebruikte applicaties en licenties;
Microsoft 365 en andere cloudomgevingen;
servers en netwerkapparatuur;
het aantal vestigingen;
back-up en herstel;
beveiliging en monitoring;
de gewenste servicedeskondersteuning;
groeiplannen en verwachte veranderingen.
Vervolgens maken we duidelijke afspraken over de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en ondersteuning. Deze afspraken worden per klant vastgelegd in een service level agreement, oftewel een SLA.
Binnen onze Managed Services controleren we de ICT-omgeving dagelijks. We monitoren, beheren en onderhouden onder andere netwerken, servers en werkplekken. Ook back-ups, updates en beveiliging worden volgens de gemaakte afspraken geregeld.
Zo weet je welke dienstverlening je ontvangt, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke kosten je kunt verwachten.
Benieuwd wat ICT-beheer voor jouw bedrijf kost?
Een betrouwbare prijsinschatting begint met inzicht in jouw organisatie en ICT-omgeving. Encis brengt de huidige situatie in kaart en bespreekt welke werkzaamheden je wilt uitbesteden.
Op basis daarvan ontvang je een voorstel dat aansluit op jouw medewerkers, systemen, beveiligingsbehoefte en gewenste ondersteuning.
Dat hangt af van de diensten die per medewerker nodig zijn. Denk aan werkplekbeheer, Microsoft 365, beveiliging, back-up, licenties en servicedeskondersteuning. Een bedrag per gebruiker is pas goed te beoordelen wanneer duidelijk is wat binnen dat bedrag valt.
Dat verschilt per overeenkomst. Licenties kunnen onderdeel zijn van een totaalbedrag of afzonderlijk worden gefactureerd. Controleer welke licenties zijn opgenomen en of het licentiebeheer binnen de dienstverlening valt.
De aanschaf van hardware wordt doorgaans apart berekend. Het beheer, onderhoud en de installatie van apparaten kunnen wel onderdeel zijn van de maandelijkse dienstverlening.
Dat hangt af van de afspraken. Sommige contracten bevatten ondersteuning voor alle dagelijkse vragen. Bij andere overeenkomsten geldt een urenlimiet of worden bepaalde werkzaamheden apart berekend.
Ja. Een inventarisatie maakt duidelijk welke systemen, apparaten, accounts en diensten aanwezig zijn. Op basis daarvan kan Encis bepalen welke beheervorm en dienstverlening passen.
Ja. De dienstverlening kan worden aangepast wanneer er medewerkers, apparaten of vestigingen bijkomen. Maak vooraf duidelijke afspraken over de manier waarop wijzigingen in de omvang worden verwerkt.
Ja. Je kunt bijvoorbeeld alleen Microsoft 365, het netwerk, de servicedesk of de beveiliging uitbesteden. Encis stemt de verdeling af op de aanwezige kennis en capaciteit binnen jouw organisatie.
