Privacy statement

Privacyverklaring Encis B.V.

Encis B.V., gevestigd aan Grote Noord 9-11, 1621 KD Hoorn, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

• Encis B.V.

• Grote Noord 9-11

• 1621 KD Hoorn

• Website: https://www.encis.nl/

• E-mail: privacy@encis.nl

• Telefoon: +31(0)229 210 072

Persoonsgegevens die wij verwerken

Encis verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, onze website bezoekt, contact met ons opneemt of gegevens zelf aan ons verstrekt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam

• geslacht

• adresgegevens

• telefoonnummer

• e-mailadres

• IP-adres

• locatiegegevens

• gegevens over jouw activiteiten op onze website

• gegevens over jouw internetbrowser en apparaat

• bankrekeningnummer

• gegevens die je invult via formulieren op onze website

• gegevens die nodig zijn voor klantbeheer, administratie, facturatie, support en dienstverlening

Encis levert en onderhoudt onder andere hardware en software voor haar afnemers. Deze hardware en software kan door klanten van Encis naar eigen wens worden ingericht en stelt hen in staat hun eigen dienstverlening uit te voeren.

Wanneer Encis in opdracht van klanten persoonsgegevens verwerkt, doet Encis dit als verwerker op basis van afspraken met de betreffende klant. Encis heeft in beginsel geen inhoudelijk inzicht in de gegevens die klanten op of in de door Encis geleverde hardware en software opnemen. Wanneer Encis in het kader van beheer, onderhoud of support technisch toegang heeft tot klantomgevingen, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Encis verwerkt via haar eigen website en reguliere bedrijfsprocessen geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is op basis van een wettelijke verplichting of wanneer iemand deze gegevens zelf verstrekt.

Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige gegevens.

Wanneer klanten van Encis in hun eigen systemen bijzondere persoonsgegevens verwerken, zijn zij daarvoor zelf verantwoordelijk. Encis verwerkt dergelijke gegevens alleen als verwerker wanneer dit noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening en binnen de afspraken die daarover met de klant zijn gemaakt.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Encis verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het afhandelen van betalingen

• het leveren van goederen en diensten

• het uitvoeren van beheer, onderhoud, support en dienstverlening

• contact opnemen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening

• het beantwoorden van vragen via formulieren, e-mail of telefoon

• het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

• het verzenden van nieuwsbrieven of commerciële communicatie

• het verwerken van sollicitaties

• het bijhouden van administratie en facturatie

• het beveiligen en verbeteren van onze website en systemen

• het analyseren van het gebruik van onze website

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst

• wettelijke verplichting

• gerechtvaardigd belang

• toestemming

Encis verwerkt ook persoonsgegevens wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze administratie en belastingaangifte.

Formulieren en contact

Wanneer je een formulier op onze website invult of contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die je zelf aan ons verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht.

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag, aanvraag of sollicitatie te behandelen en om contact met je op te nemen wanneer dat nodig is.

De gegevens die je ons toestuurt, bewaren wij niet langer dan nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan, tenzij verdere bewaring nodig is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Encis kan persoonsgegevens gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven of commerciële communicatie. Dit gebeurt wanneer je je hiervoor hebt aangemeld of wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij bestaande zakelijke relaties.

Je kunt je op ieder moment afmelden voor nieuwsbrieven of commerciële communicatie via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen via privacy@encis.nl.

Voor het verzenden van nieuwsbrieven kan Encis gebruikmaken van een externe e-mailmarketingtool. Wanneer deze partij persoonsgegevens namens Encis verwerkt, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Websiteanalyse en meettools

Encis gebruikt meet en analysetechnieken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website te verbeteren.

Wij gebruiken hiervoor onder andere Google Tag Manager, Google Analytics 4, Cookiebot en Snoobi.

Google Tag Manager

Encis gebruikt Google Tag Manager om scripts en meetcodes op de website te beheren. Google Tag Manager wordt gebruikt om andere tools op een gecontroleerde manier te laden en te beheren.

Google Tag Manager plaatst zelf geen analytische of marketingcookies, maar kan wel worden gebruikt om andere scripts te laden.

Google Analytics 4

Encis gebruikt Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld zien welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers op de website terechtkomen en welke acties bezoekers uitvoeren.

Wij gebruiken deze informatie om onze website en dienstverlening te verbeteren.

Via Google Analytics 4 kunnen wij onder andere meten:

• paginaweergaven

• het gebruik van formulieren

• klikken op contactmogelijkheden, zoals e-mailadressen en telefoonnummers

• algemene interacties op de website

Wij sturen via deze metingen geen ingevulde formuliergegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer of berichtinhoud, naar advertentieplatformen.

Snoobi

Encis gebruikt Snoobi voor cookieless websitemeting. Snoobi wordt gebruikt om websitebezoek te analyseren zonder dat hiervoor marketingcookies worden geplaatst. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de werking en effectiviteit van de website te beoordelen en te verbeteren.

Cookies

Encis gebruikt cookies en vergelijkbare technieken op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan de website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone.

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken voor onder andere:

• het technisch goed laten functioneren van de website

• het onthouden van voorkeuren

• het beveiligen van formulieren en systemen

• het analyseren van websitegebruik

• het meten en verbeteren van de effectiviteit van de website

Encis gebruikt functionele cookies, analytische cookies en waar nodig cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming wordt gevraagd.

Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, plaatsen wij deze pas nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

Je kunt cookies uitschakelen via de instellingen van je browser. Ook kun je eerder opgeslagen cookies verwijderen via je browserinstellingen.

Cookiebot

Encis gebruikt Cookiebot als cookiebanner en consent management platform. Via Cookiebot kun je jouw cookievoorkeuren beheren.

In de cookiebanner vind je meer informatie over de cookies die op de website worden gebruikt, waaronder het doel, de aanbieder, de categorie en de bewaartermijn.

Je kunt je toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Google reCAPTCHA

Encis gebruikt Google reCAPTCHA om formulieren op de website te beschermen tegen spam en misbruik. reCAPTCHA helpt controleren of een formulier waarschijnlijk door een mens wordt ingevuld en niet door een geautomatiseerd systeem.

Bij het gebruik van reCAPTCHA kunnen gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens en andere technische gegevens die nodig zijn om misbruik te herkennen. Deze gegevens kunnen door Google worden verwerkt.

Het gebruik van reCAPTCHA is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Encis om de website en formulieren te beveiligen tegen spam, misbruik en geautomatiseerde aanvallen.

Meer informatie over de verwerking door Google vind je in het privacybeleid van Google.

Social media en externe inhoud

Op de website kunnen verwijzingen, buttons of ingesloten onderdelen van externe platformen voorkomen, zoals LinkedIn, Facebook, YouTube, Google Maps of vergelijkbare diensten.

Wanneer je op een social media button klikt of externe inhoud bekijkt, kunnen deze partijen persoonsgegevens verwerken. Encis heeft geen volledige invloed op de manier waarop deze externe partijen met persoonsgegevens omgaan. Raadpleeg daarom ook de privacyverklaringen van deze partijen.

Wanneer dergelijke onderdelen cookies of trackingtechnieken gebruiken waarvoor toestemming nodig is, worden deze alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming is gegeven via de cookiebanner.

Advertentietracking en remarketing

Op dit moment gebruikt Encis via de website geen actieve advertentietracking voor Meta, LinkedIn, Google Ads remarketing of vergelijkbare advertentieplatformen.

Wanneer Encis in de toekomst advertentiecampagnes inzet waarbij trackingtechnieken van advertentieplatformen worden gebruikt, worden deze alleen geplaatst wanneer dit volgens de geldende wetgeving is toegestaan en, waar nodig, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Encis bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren onder andere de volgende bewaartermijnen:

Sollicitatiegegevens

Sollicitatiegegevens bewaren wij maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming hebt gegeven om deze gegevens langer te bewaren. In dat geval bewaren wij de gegevens maximaal 1 jaar.

Personeelsgegevens

Personeelsgegevens bewaren wij maximaal 5 jaar na uitdiensttreding, voor zover dit de wettelijke bewaartermijn is.

Bedrijfsgerelateerde gegevens en contactpersonen

Bedrijfsgerelateerde gegevens, inclusief gegevens van contactpersonen, bewaren wij maximaal 10 jaar na beëindiging van de dienstverlening.

E-mailadressen voor marketingdoeleinden

E-mailadressen voor marketingdoeleinden bewaren wij tot het moment van uitschrijving of zolang er een relevante relatie bestaat.

Data op servers van Encis

Data op servers van Encis wordt na beëindiging van de dienstverlening in overleg met de klant verwijderd.

Formulierinzendingen en e-mailcorrespondentie

Formulierinzendingen en e-mailcorrespondentie bewaren wij niet langer dan nodig is voor beantwoording en afhandeling, tenzij verdere bewaring nodig is voor dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

Analytische gegevens

Analytische gegevens worden bewaard volgens de ingestelde bewaartermijnen binnen de gebruikte analyse- of cookietools.

Delen van persoonsgegevens met derden

Encis verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit nodig is voor:

• de uitvoering van onze overeenkomst

• het leveren van onze diensten

• administratie en facturatie

• websitebeheer, hosting, beveiliging en support

• analyse en verbetering van onze website

• e-mailcommunicatie en nieuwsbriefverzending

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst wanneer dit nodig is. Daarin maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

Encis blijft verantwoordelijk voor verwerkingen waarbij Encis zelf verwerkingsverantwoordelijke is.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Encis streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken en op te slaan.

Sommige externe dienstverleners, zoals Google of andere internationale softwareleveranciers, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt op basis van passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere maatregelen die onder de AVG zijn toegestaan.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken. Ook heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, heb je het recht om die toestemming op ieder moment in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die al vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Je kunt een verzoek sturen naar privacy@encis.nl.

Nadat wij jouw verzoek hebben ontvangen, reageren wij zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken. Het kan zijn dat wij je identiteit willen controleren om zeker te weten dat het verzoek door de juiste persoon is gedaan.

Klacht indienen

Encis wil je erop wijzen dat je het recht hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dat kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Encis neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• SSL-verbindingen

• VPN-tunnels

• VM-oplossingen

• toegangsbeheer

• beveiligde systemen

• passende organisatorische maatregelen

• beveiligingsbeleid en procedures

Daarnaast is Encis ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd.

Gegevens die je rechtstreeks met Encis deelt, worden door Encis zoveel mogelijk binnen de EU opgeslagen. Voor externe diensten kunnen andere verwerkingslocaties gelden, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Als je het idee hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@encis.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Encis kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte tools of wetgeving verandert. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.

Laatste update van deze verklaring: 7 juli 2026