Overstappen van ICT-leverancier

Op deze pagina

• Wanneer overstappen van ICT-leverancier?

• Waarom vinden organisaties overstappen spannend?

• Hoe bereid je de overstap voor?

• Wat moet de oude ICT-leverancier overdragen?

• Hoe beperk je bedrijfsuitval?

• Wat als de huidige leverancier niet meewerkt?

• Hoe kies je een nieuwe ICT-leverancier?

• Overstappen naar Encis

• Veelgestelde vragen

Wanneer is overstappen van ICT-leverancier verstandig?

Een losse storing of een eenmalige fout is meestal geen reden om direct van ICT-leverancier te veranderen. Iedere ICT-omgeving kan te maken krijgen met een technisch probleem.

Het wordt anders wanneer dezelfde problemen terugkomen of wanneer de samenwerking structureel niet meer aansluit op jouw organisatie.

Signalen dat het tijd kan zijn om verder te kijken zijn:

• storingen en servicevragen worden langzaam opgepakt;

• je krijgt weinig uitleg over uitgevoerde werkzaamheden;

• er is geen duidelijk of vast aanspreekpunt;

• verschillende leveranciers wijzen bij problemen naar elkaar;

• kosten zijn onvoorspelbaar of moeilijk te verklaren;

• rapportages over beheer en beveiliging ontbreken;

• back-ups, updates en beveiliging worden niet aantoonbaar gecontroleerd;

• de dienstverlening groeit niet mee met jouw organisatie;

• medewerkers verliezen veel tijd door terugkerende ICT-problemen;

• strategisch advies over toekomstige ICT-keuzes ontbreekt;

• belangrijke documentatie of beheerinformatie is niet beschikbaar.

Soms functioneert de huidige leverancier op zichzelf goed, maar past de dienstverlening niet meer bij de omvang of richting van jouw bedrijf. Een partij die geschikt was voor vijf medewerkers hoeft niet automatisch de beste keuze te zijn voor een organisatie met meerdere vestigingen, cloudomgevingen en tientallen werkplekken.

Waarom vinden organisaties overstappen spannend?

Bedrijven zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden afhankelijk van ICT. Medewerkers moeten kunnen e-mailen, bestanden openen, bellen en werken met bedrijfsapplicaties. Een fout tijdens de overstap kan daarom direct gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.

Ook is niet altijd duidelijk wie eigenaar is van accounts, gegevens en technische documentatie.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Microsoft 365-beheerdersaccounts;

• domeinnamen en DNS-instellingen;

• mailboxen en SharePoint-omgevingen;

• netwerkconfiguraties;

• firewalls en internetverbindingen;

• cloudomgevingen en virtuele servers;

• back-ups en herstelgegevens;

• softwarelicenties;

• telefoniecontracten en telefoonnummers;

• hardware en garanties;

• documentatie en wachtwoordkluizen.

Wanneer deze informatie alleen bij de huidige ICT-leverancier aanwezig is, kan een organisatie zich afhankelijk voelen. Toch horen de eigen data, domeinnamen, contracten en bedrijfsaccounts inzichtelijk te zijn voor de organisatie.

Een goede nieuwe ICT-partner begint daarom niet direct met het vervangen van systemen. Eerst wordt onderzocht wat aanwezig is, wie eigenaar is en welke toegangen nodig zijn.

Hoe bereid je de overstap naar een nieuwe ICT-leverancier voor?

Een succesvolle overstap begint met een duidelijk doel. Leg eerst vast waarom je wilt overstappen en wat de nieuwe samenwerking moet verbeteren.

Mogelijke doelen zijn:

• snellere en duidelijkere ondersteuning;

• één aanspreekpunt voor de volledige ICT-omgeving;

• betere beveiliging;

• proactief beheer in plaats van alleen storingen oplossen;

• meer inzicht in werkzaamheden en kosten;

• ondersteuning bij groei of een verhuizing;

• beter beheer van Microsoft 365;

• duidelijke afspraken over back-up en herstel;

• minder afhankelijkheid van één persoon of leverancier.

Controleer het bestaande contract

Bekijk voordat je opzegt welke afspraken met de huidige leverancier zijn gemaakt.

Let daarbij op:

• de contractduur;

• de opzegtermijn;

• automatische verlenging;

• afspraken over overdracht;

• eigendom van hardware;

• licentievoorwaarden;

• kosten voor migratie of beëindiging;

• lopende projecten;

• bewaartermijnen van back-ups en data.

Controleer ook contracten die via de ICT-leverancier lopen. Denk aan internetverbindingen, telefonie, software, cloudopslag en beveiligingsproducten.

Maak een inventarisatie

Breng vooraf in kaart welke onderdelen van de ICT-omgeving moeten worden overgenomen.

Een inventarisatie bevat bijvoorbeeld:

• medewerkers en gebruikersaccounts;

• laptops, computers, telefoons en andere apparaten;

• Microsoft 365-licenties en beheerdersrollen;

• servers en cloudomgevingen;

• netwerkapparatuur en verbindingen;

• bedrijfsapplicaties;

• back-upoplossingen;

• beveiligingssoftware;

• domeinnamen en hosting;

• telefonie en mobiele abonnementen;

• externe leveranciers en contactpersonen.

Ontbreekt een volledig overzicht? Dan kan de nieuwe leverancier helpen om de omgeving technisch te inventariseren.

Wat moet de oude ICT-leverancier overdragen?

De benodigde overdracht verschilt per organisatie. Toch zijn er enkele onderdelen die vrijwel altijd aandacht vragen.

Beheerdersaccounts en toegangsrechten

De nieuwe ICT-partner heeft passende beheerdersrechten nodig om de omgeving te kunnen controleren en beheren. Dit geldt bijvoorbeeld voor Microsoft 365, firewalls, servers, back-ups en netwerkapparatuur.

Gebruik waar mogelijk accounts die eigendom zijn van jouw organisatie. Laat belangrijke omgevingen niet uitsluitend registreren op persoonlijke accounts van een externe beheerder.

Technische documentatie

Goede documentatie voorkomt dat de nieuwe leverancier alles opnieuw moet uitzoeken.

Relevante documentatie kan bestaan uit:

• een overzicht van apparaten en systemen;

• netwerkdiagrammen;

• IP-adressen en configuraties;

• informatie over back-ups;

• licenties en contracten;

• beheerprocedures;

• gegevens van externe leveranciers;

• openstaande incidenten en wijzigingen.

Data en back-ups

Controleer waar gegevens zijn opgeslagen en hoelang bestaande back-ups na beëindiging van het contract beschikbaar blijven.

Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor het veilig overzetten of verwijderen van gegevens.

Domeinnamen en hosting

Controleer op wiens naam domeinnamen, hostingpakketten en certificaten zijn geregistreerd. Jouw organisatie moet toegang houden tot deze accounts en registraties.

Licenties en abonnementen

Niet iedere licentie kan zonder meer worden overgedragen. Sommige abonnementen moeten worden omgezet, opnieuw besteld of op een andere manier administratief worden gekoppeld.

Encis kan helpen bij het controleren en beheren van softwarelicenties .

Hoe beperk je bedrijfsuitval tijdens de overstap?

Volledige garantie dat tijdens een technische overgang niets onverwachts gebeurt, is niet realistisch. Met een goede voorbereiding kun je de kans op verstoring wel sterk beperken.

Werk met een overstapplan

Leg vast welke onderdelen worden overgenomen, in welke volgorde dat gebeurt en wie verantwoordelijk is. Geef bedrijfskritische onderdelen voorrang.

Denk aan:

• internetverbindingen;

• e-mail en Microsoft 365;

• bedrijfsapplicaties;

• telefonie;

• back-ups;

• beveiligingssystemen;

• toegang tot bestanden en cloudomgevingen.

Voer wijzigingen gefaseerd uit

Een beheerwissel betekent niet automatisch dat alle hardware, software en instellingen direct moeten worden vervangen.

Vaak is het verstandiger om eerst het beheer over te nemen en daarna verbeteringen gefaseerd uit te voeren. Zo blijft de overgang overzichtelijk en kunnen risico’s beter worden beheerst.

Controleer back-ups vooraf

Controleer vóór belangrijke wijzigingen of back-ups beschikbaar zijn en of duidelijk is hoe gegevens kunnen worden hersteld.

Een melding dat een back-up is uitgevoerd, is niet hetzelfde als aantoonbaar herstel. Bepaal daarom welke gegevens kritisch zijn en welke herstelcontrole nodig is.

Plan belangrijke wijzigingen zorgvuldig

Migraties en aanpassingen worden bij voorkeur gepland op momenten waarop een mogelijke verstoring de minste gevolgen heeft. Houd wel rekening met de beschikbaarheid van interne contactpersonen en externe leveranciers.

Informeer medewerkers

Laat medewerkers weten wanneer de nieuwe leverancier begint, waar zij voortaan ondersteuning aanvragen en of zij zelf iets moeten doen.

Goede communicatie voorkomt dat medewerkers tijdens de overgang bij de verkeerde partij aankloppen of belangrijke instructies missen.

Wat als de huidige ICT-leverancier niet meewerkt?

De meeste professionele leveranciers werken mee aan een nette overdracht. Toch kan discussie ontstaan over documentatie, toegang, openstaande facturen of werkzaamheden die buiten het contract vallen.

Begin daarom op tijd en leg verzoeken schriftelijk vast. Verwijs naar de afspraken in het contract en maak concreet welke informatie of toegang nodig is.

Vraag bijvoorbeeld om:

• een actuele lijst van beheerde systemen;

• overdracht van organisatieaccounts;

• export van relevante documentatie;

• informatie over licenties en contracten;

• de einddatum van back-upbewaring;

• een overzicht van openstaande werkzaamheden;

• een contactpersoon voor de technische overdracht.

Bij een juridisch geschil over eigendom, toegang of contractuele verplichtingen is juridisch advies verstandig. Een nieuwe ICT-partner kan de technische overdracht begeleiden, maar bepaalt niet wie juridisch gelijk heeft.

Hoe kies je een nieuwe ICT-leverancier?

Kijk niet alleen naar technische kennis of het maandbedrag. De nieuwe leverancier moet ook passen bij de organisatie, communicatiestijl en gewenste manier van samenwerken.

Let onder andere op de volgende punten.

Duidelijke verantwoordelijkheden

Is duidelijk welke onderdelen de leverancier beheert en welke taken bij jouw organisatie blijven?

Proactief beheer

Worden systemen actief gemonitord en onderhouden of komt de leverancier alleen in actie na een storing?

Transparante afspraken

Zijn werkzaamheden, bereikbaarheid, responstijden en aanvullende kosten duidelijk vastgelegd?

Beveiliging

Kan de leverancier uitleggen hoe beheerdersaccounts, gegevens, back-ups en klantomgevingen worden beveiligd?

Bekijk ook de securityoplossingen van Encis .

Microsoft 365-kennis

Gebruikt jouw organisatie Microsoft 365? Controleer dan of de nieuwe leverancier niet alleen licenties levert, maar ook gebruikers, toegangsrechten, beveiliging en de inrichting kan beheren.

Lees meer over Microsoft 365 bij Encis .

Een duidelijk overdrachtsproces

Vraag hoe de leverancier de huidige omgeving inventariseert, welke informatie nodig is en hoe risico’s tijdens de overgang worden beperkt.

Documentatie en exit-afspraken

Een goede samenwerking begint ook met afspraken over een eventuele toekomstige beëindiging. Jouw organisatie moet inzicht houden in de eigen data, accounts, contracten en omgeving.

Overstappen naar Encis

Encis helpt organisaties bij het overnemen en beheren van hun ICT-omgeving. We beginnen met een inventarisatie van de huidige inrichting, de bestaande afspraken en de knelpunten die je wilt oplossen.

Daarna bepalen we welke onderdelen worden overgenomen en welke verbeteringen nodig zijn. Niet alles hoeft direct te worden vervangen. We kijken eerst naar wat goed functioneert en waar risico’s of achterstallig onderhoud aanwezig zijn.

Binnen onze Managed Services monitoren, beheren en onderhouden we onder andere netwerken, servers en werkplekken. Ook back-ups, updates en beveiliging worden volgens de gemaakte afspraken geregeld.

De werkzaamheden en verantwoordelijkheden leggen we vast in een service level agreement, oftewel een SLA. Zo is duidelijk wie wat doet en welke ondersteuning is afgesproken.

Encis kan onder andere helpen met:

• inventarisatie van de bestaande ICT-omgeving;

• overname van beheer en monitoring;

• Microsoft 365-beheer;

• werkplek-, server- en netwerkbeheer;

• back-up en herstel;

• security en toegangsbeheer;

• licentiebeheer;

• servicedeskondersteuning;

• afstemming met bestaande leveranciers;

• gefaseerde verbetering van de ICT-omgeving.

Bekijk ook het overzicht van onze ICT-diensten voor bedrijven .

Overweeg je over te stappen van ICT-leverancier?

Encis brengt jouw huidige ICT-omgeving, contracten en technische afhankelijkheden in kaart. Daarna maken we een duidelijk plan voor de overdracht en het toekomstige beheer.

Zo weet je vooraf welke informatie nodig is, welke risico’s aandacht vragen en welke werkzaamheden Encis kan overnemen.

Bespreek jouw overstap met Encis

```