ICT-beheer uitbesteden voor jouw bedrijf

Op deze pagina

• Wat is ICT-beheer uitbesteden?

• Welke onderdelen kun je uitbesteden?

• Wanneer is ICT-beheer uitbesteden verstandig?

• Wat zijn de voordelen?

• Gedeeltelijk of volledig uitbesteden?

• Hoe houd je grip op het beheer?

• Hoe werkt de overstap?

• ICT-beheer uitbesteden aan Encis

• Veelgestelde vragen

Wat is ICT-beheer uitbesteden?

ICT-beheer uitbesteden betekent dat je het beheer en onderhoud van jouw ICT-omgeving geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een externe ICT-partner.

Die partner zorgt er bijvoorbeeld voor dat werkplekken goed functioneren, systemen worden bijgewerkt, back-ups worden gecontroleerd en beveiligingsproblemen worden opgevolgd. Medewerkers kunnen daarnaast bij een servicedesk terecht wanneer zij vragen of problemen hebben.

Uitbesteden betekent niet dat je alle zeggenschap over jouw ICT verliest. Jij bepaalt welke onderdelen worden overgedragen, welke afspraken gelden en welke doelen belangrijk zijn voor jouw organisatie. De ICT-partner voert het beheer vervolgens volgens die afspraken uit.

Deze vorm van dienstverlening wordt ook wel Managed Services genoemd.

Welke onderdelen van het ICT-beheer kun je uitbesteden?

Welke onderdelen je uitbesteedt, hangt af van jouw organisatie, ICT-omgeving en interne kennis. Het is mogelijk om één onderdeel over te dragen, maar ook om vrijwel het volledige dagelijkse beheer bij één partner onder te brengen.

Werkplekbeheer

Werkplekbeheer gaat over de laptops, computers en andere apparaten waarmee medewerkers werken. De ICT-partner kan deze apparaten installeren, beveiligen, bijwerken en op afstand beheren.

Daaronder vallen bijvoorbeeld:

• installatie en configuratie van laptops en computers;

• updates van besturingssystemen en applicaties;

• antivirus- en endpointbeveiliging;

• beheer van apparaten op afstand;

• voorbereiding van werkplekken voor nieuwe medewerkers;

• ondersteuning bij technische problemen.

Microsoft 365-beheer

Veel organisaties gebruiken Microsoft 365 voor e-mail, documenten, communicatie en samenwerking. Een ICT-partner kan de omgeving inrichten, beheren en beveiligen.

Dit kan onder andere bestaan uit:

• gebruikers- en licentiebeheer;

• beheer van accounts en toegangsrechten;

• inrichting van Teams, SharePoint en OneDrive;

• multifactor-authenticatie;

• onboarding en offboarding van medewerkers;

• ondersteuning bij vragen en problemen.

Lees meer over de mogelijkheden van Microsoft 365 bij Encis .

Netwerkbeheer

Een stabiel en veilig netwerk is de basis van de digitale werkomgeving. Netwerkbeheer kan onder meer bestaan uit het beheren van routers, switches, wifi, firewalls en verbindingen tussen locaties.

Door het netwerk actief te monitoren, kunnen afwijkingen en capaciteitsproblemen eerder worden ontdekt.

Bekijk hoe Encis helpt met aanleg en beheer van bedrijfsnetwerken .

Back-up en herstel

Een back-up moet niet alleen worden uitgevoerd. Er moet ook worden gecontroleerd of de juiste gegevens zijn opgenomen en of herstel mogelijk is wanneer er iets misgaat.

Bij professioneel beheer worden back-ups gecontroleerd, afwijkingen opgevolgd en afspraken gemaakt over bewaartermijnen en herstel.

Beveiliging

Beveiliging is geen eenmalige installatie. Nieuwe medewerkers, apparaten, applicaties en dreigingen zorgen ervoor dat maatregelen voortdurend moeten worden gecontroleerd.

Beveiligingsbeheer kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• antivirus- en endpointbeveiliging;

• firewallbeheer;

• beveiligingsupdates;

• beheer van accounts en toegangsrechten;

• monitoring van afwijkingen;

• back-up en herstel;

• ondersteuning bij beveiligingsincidenten.

Lees meer over ICT-beveiliging door Encis .

Servicedesk en gebruikersondersteuning

Medewerkers hebben regelmatig hulp nodig met e-mail, wachtwoorden, applicaties, laptops of toegang tot bestanden. Met een externe servicedesk kunnen zij hun vragen rechtstreeks bij een specialist neerleggen.

Hierdoor hoeft een directeur, office manager of interne ICT-contactpersoon niet iedere technische vraag zelf op te lossen.

Wanneer is ICT-beheer uitbesteden verstandig?

Uitbesteden kan interessant zijn zodra de afhankelijkheid van ICT groter wordt dan de beschikbare tijd of kennis binnen de organisatie.

Herken je één of meer van de volgende situaties?

• ICT-vragen kosten medewerkers en directie steeds meer tijd.

• Problemen worden pas aangepakt nadat er een storing ontstaat.

• Je bent afhankelijk van één medewerker met technische kennis.

• Verschillende leveranciers wijzen bij problemen naar elkaar.

• Je hebt onvoldoende zicht op back-ups, updates en beveiliging.

• Nieuwe medewerkers kunnen niet snel worden aangesloten.

• Accounts en licenties zijn niet overzichtelijk ingericht.

• De organisatie groeit en de ICT-omgeving moet meegroeien.

• ICT-kosten zijn moeilijk te voorspellen.

• Je wilt één aanspreekpunt voor de volledige ICT-omgeving.

Eén storing is niet direct een reden om het volledige beheer uit te besteden. Wanneer dezelfde problemen blijven terugkomen of belangrijke controles niet structureel worden uitgevoerd, is een andere aanpak wel verstandig.

Wat zijn de voordelen van ICT-beheer uitbesteden?

Minder tijd kwijt aan ICT-problemen

Medewerkers kunnen vragen direct bij de ICT-partner neerleggen. De directie en interne medewerkers hoeven storingen, leveranciers en technische werkzaamheden daardoor niet steeds zelf te coördineren.

Proactief beheer in plaats van alleen storingen oplossen

Bij reactieve ondersteuning wordt pas actie ondernomen wanneer iets niet meer werkt. Bij professioneel ICT-beheer worden systemen actief gecontroleerd en onderhouden.

Problemen kunnen daardoor eerder worden ontdekt. Het doel is niet alleen om storingen op te lossen, maar vooral om verstoringen zoveel mogelijk te voorkomen.

Toegang tot verschillende specialisten

Een moderne ICT-omgeving bestaat uit werkplekken, cloudoplossingen, netwerken, Microsoft 365, beveiliging en back-up. Het is lastig om al deze kennis bij één interne medewerker onder te brengen.

Met een ICT-partner krijg je toegang tot meerdere kennisgebieden zonder voor iedere discipline een eigen medewerker te hoeven aannemen.

Meer continuïteit

Wanneer kennis alleen bij één interne medewerker ligt, kan ziekte, vakantie of vertrek direct een probleem veroorzaken. Bij uitbesteed beheer wordt kennis vastgelegd en gedeeld binnen het beheerteam.

Meer inzicht in werkzaamheden en kosten

Goede afspraken maken duidelijk welke onderdelen worden beheerd, welke ondersteuning beschikbaar is en wanneer aanvullende kosten ontstaan.

Dat helpt om het ICT-budget beter te plannen en voorkomt onduidelijkheid over verantwoordelijkheden.

ICT die met de organisatie kan meegroeien

Bij groei moeten nieuwe medewerkers, apparaten, licenties en locaties worden toegevoegd. Een ICT-partner kan de omgeving aanpassen en tegelijk bewaken dat deze beheersbaar en veilig blijft.

Kun je ICT-beheer gedeeltelijk uitbesteden?

Ja. Je hoeft niet direct alle ICT-werkzaamheden over te dragen.

Sommige organisaties besteden alleen het netwerkbeheer, de servicedesk of Microsoft 365 uit. Andere bedrijven kiezen voor volledig beheer van werkplekken, servers, netwerken, cloud, back-ups en beveiliging.

Er zijn grofweg drie mogelijkheden:

Volledig uitbesteed beheer

De ICT-partner beheert vrijwel de volledige omgeving en is het centrale aanspreekpunt voor medewerkers en leveranciers.

Gedeeltelijk uitbesteed beheer

Specifieke onderdelen worden overgedragen. De organisatie blijft andere werkzaamheden zelf uitvoeren.

Gezamenlijk beheer

Een interne ICT-contactpersoon werkt samen met de externe beheerpartner. De interne medewerker kent de organisatie en applicaties, terwijl de externe partij specialistische kennis, monitoring en ondersteuning levert.

Welke vorm het beste past, hangt af van de aanwezige kennis, de omvang van de organisatie en de gewenste verantwoordelijkheden.

Hoe houd je grip op uitbesteed ICT-beheer?

Uitbesteden betekent niet dat je geen inzicht meer nodig hebt. Een goede ICT-partner maakt juist duidelijk wat wordt beheerd, welke werkzaamheden worden uitgevoerd en welke risico’s aandacht nodig hebben.

Leg daarom minimaal afspraken vast over:

• de systemen, werkplekken en locaties die worden beheerd;

• de verdeling van verantwoordelijkheden;

• bereikbaarheid en ondersteuning;

• reactie op storingen en incidenten;

• updates, monitoring en beveiliging;

• back-ups en herstel;

• rapportages;

• wijzigingen en projecten;

• kosten en aanvullende werkzaamheden;

• overdracht bij beëindiging van de samenwerking.

Bij Encis worden de afspraken per klant vastgelegd in een service level agreement, oftewel een SLA. Daarin staat wie wat doet en welke dienstverlening is afgesproken.

Klanten kunnen daarnaast serviceaanvragen beheren en de voortgang realtime bekijken.

Hoe werkt de overstap naar een ICT-beheerpartner?

Een zorgvuldige overstap begint met een inventarisatie van de bestaande ICT-omgeving. Eerst moet duidelijk zijn welke systemen, accounts, apparaten, licenties, leveranciers en contracten aanwezig zijn.

Een overstap bestaat meestal uit de volgende stappen:

1. Inventarisatie: de bestaande ICT-omgeving en huidige knelpunten worden in kaart gebracht.

2. Afspraken maken: er wordt bepaald welke onderdelen worden overgenomen en wie waarvoor verantwoordelijk is.

3. Toegang en documentatie overdragen: accounts, beheerrechten, contracten en technische informatie worden verzameld.

4. Beheer inrichten: monitoring, beveiliging, back-up en ondersteuning worden ingericht.

5. Controleren en verbeteren: achterstallig onderhoud en risico’s worden beoordeeld en geprioriteerd.

6. Dagelijks beheer starten: medewerkers weten waar zij terechtkunnen en het afgesproken beheer wordt uitgevoerd.

Niet alles hoeft tijdens de overstap direct te worden vervangen. Een goede beheerpartner beoordeelt eerst welke onderdelen goed functioneren en waar verbetering nodig is.

ICT-beheer uitbesteden aan Encis

Encis levert, installeert en beheert ICT-infrastructuur, communicatiediensten, applicaties, servers, netwerken en werkplekken. Daarbij heb je één aanspreekpunt voor jouw ICT-omgeving.

Binnen onze Managed Services controleren we de ICT-omgeving dagelijks. We monitoren, beheren en onderhouden onder andere netwerken, servers en werkplekken. Back-ups, updates en beveiliging worden volgens de gemaakte afspraken geregeld en gecontroleerd.

We kijken niet alleen naar losse technische onderdelen. De inrichting moet passen bij jouw medewerkers, bedrijfsprocessen en toekomstplannen.

Encis kan onder andere zorgen voor:

• beheer en monitoring van werkplekken;

• beheer van servers en netwerken;

• Microsoft 365-beheer;

• back-up en herstel;

• updates en beveiliging;

• licentiebeheer;

• ondersteuning door de servicedesk;

• afstemming met andere leveranciers;

• rapportage en inzicht in werkzaamheden.

Wil je eerst meer weten over onze verschillende oplossingen? Bekijk dan het overzicht van onze ICT-diensten voor bedrijven .

Wil je jouw ICT-beheer uitbesteden?

Wil je minder tijd kwijt zijn aan storingen, updates, leveranciers en dagelijkse ICT-vragen? Encis brengt jouw huidige ICT-omgeving in kaart en bespreekt welke onderdelen je wilt uitbesteden.

Op basis daarvan maken we duidelijke afspraken over beheer, ondersteuning, beveiliging en verantwoordelijkheden.

Bespreek jouw ICT-beheer met Encis