nl
Heeft Microsoft 365 een aparte back-up nodig?
E-mail, documenten en andere belangrijke bedrijfsinformatie staan bij veel organisaties in Microsoft 365. Daardoor ontstaat al snel het idee dat alle gegevens automatisch veilig als back-up worden bewaard.
Microsoft beschermt de omgeving goed en biedt verschillende herstelmogelijkheden. Toch betekent dat niet automatisch dat jouw organisatie altijd de juiste gegevens kan terughalen wanneer iets misgaat.
Is een aparte back-up daarom nodig? Dat hangt vooral af van welke gegevens belangrijk zijn, hoelang je deze wilt bewaren en hoe snel je ze moet kunnen herstellen.
Maakt Microsoft 365 zelf back-ups?
Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van Microsoft 365 en beschermt de onderliggende infrastructuur. Daarnaast zijn er verschillende mogelijkheden om gegevens te herstellen.
Denk bijvoorbeeld aan:
de prullenbak in OneDrive en SharePoint;
versiegeschiedenis van bestanden;
herstel van verwijderde e-mails;
retentiebeleid;
Microsoft 365 Backup.
Deze functies zijn nuttig, maar hebben niet allemaal hetzelfde doel. Een prullenbak of versiegeschiedenis helpt vooral bij recente fouten. Een back-up is bedoeld om gegevens na verlies, beschadiging of een incident betrouwbaar te kunnen herstellen.
Waarom is dat verschil belangrijk?
Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft. Jouw organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de manier waarop gegevens, accounts en herstelmogelijkheden zijn ingericht. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die per ongeluk een map verwijdert, een account dat te snel wordt verwijderd of bestanden die door een cyberincident worden aangepast.
Dan wil je vooraf weten:
welke gegevens kunnen worden teruggezet;
hoe ver je terug kunt in de tijd;
hoe snel herstel mogelijk is;
wie verantwoordelijk is voor het herstel.
Alleen weten dat gegevens in de cloud staan, is daarom niet voldoende.
Wanneer is een aanvullende back-up verstandig?
Een aanvullende back-up is vooral interessant wanneer Microsoft 365 belangrijke bedrijfsinformatie bevat en verlies van die gegevens direct gevolgen heeft voor de organisatie.
Gegevens worden soms pas later gemist:
Een verwijderd document of mailbox wordt niet altijd direct gemist. Wanneer informatie pas maanden later nodig blijkt te zijn, kunnen standaard herstelmogelijkheden onvoldoende zijn.Medewerkers kunnen fouten maken:
Bestanden kunnen per ongeluk worden verwijderd of overschreven. Ook bij het aanpassen van accounts en toegangsrechten kan iets misgaan.Een medewerker gaat uit dienst:
Bij vertrek moeten mailboxen, bestanden, licenties en toegangsrechten zorgvuldig worden afgehandeld. Een goede back-up biedt daarbij extra zekerheid, naast een duidelijke offboardingprocedure.Er vindt een cyberincident plaats:
Ook gegevens in Microsoft 365 kunnen worden verwijderd, gewijzigd of versleuteld wanneer een account wordt overgenomen. Een goed ingerichte back-up kan helpen om gegevens daarna te herstellen.
Is retentie hetzelfde als een back-up?
Nee. Met retentie bepaal je vooral hoelang informatie moet worden bewaard of wanneer deze mag worden verwijderd. Een back-up is bedoeld om gegevens terug te zetten wanneer deze verloren, beschadigd of ongewenst gewijzigd zijn. Retentie en back-up kunnen elkaar daarom aanvullen, maar hebben ieder een ander doel.
Welke Microsoft 365-gegevens zijn belangrijk?
Welke gegevens beschermd moeten worden, verschilt per organisatie. Voor veel bedrijven gaat het in ieder geval om:
Exchange Online-mailboxen;
OneDrive-bestanden;
SharePoint-documenten;
bestanden die via Teams worden gedeeld;
gegevens van vertrokken medewerkers.
Begin daarom niet bij de techniek, maar bij de vraag welke informatie jouw organisatie nodig heeft om te kunnen blijven werken.
Een back-up moet ook worden gecontroleerd
Alleen een back-up instellen is niet genoeg. Je moet ook weten of deze daadwerkelijk wordt uitgevoerd en of gegevens kunnen worden hersteld. Binnen Managed Services beheert en controleert Encis onder andere back-ups, updates en beveiliging van klantomgevingen. Daarbij kijken we naar wat jouw organisatie nodig heeft. Welke gegevens zijn belangrijk? Hoelang moeten ze bewaard blijven? En hoe snel moet herstel mogelijk zijn?
Veelgestelde vragen over Microsoft 365-back-up
Microsoft beschermt de infrastructuur van Microsoft 365 en biedt verschillende herstelmogelijkheden, zoals prullenbakken, versiegeschiedenis en retentiebeleid. Dat betekent niet automatisch dat jouw organisatie beschikt over een volledige back-upstrategie. Welke aanvullende back-up nodig is, hangt af van de gegevens, bewaartermijnen en gewenste hersteltijd.
Nee. OneDrive synchroniseert bestanden tussen apparaten en de cloud. Dat is handig voor beschikbaarheid en samenwerking, maar synchronisatie is niet hetzelfde als een back-up. Wanneer een bestand wordt verwijderd, overschreven of versleuteld, kan die wijziging ook worden gesynchroniseerd.
De prullenbak is vooral geschikt voor bestanden die recent zijn verwijderd. Voor gegevens die pas veel later worden gemist, grote hoeveelheden data of herstel na een cyberincident kan een aanvullende back-up nodig zijn.
Retentie bepaalt hoelang informatie wordt bewaard of wanneer deze wordt verwijderd. Een back-up is vooral bedoeld om gegevens te herstellen na verlies, beschadiging of een incident. Retentie en back-up kunnen elkaar aanvullen, maar vervangen elkaar niet automatisch.
Dat hangt af van de gekozen oplossing. Veel back-upoplossingen beschermen in ieder geval Exchange Online, OneDrive en SharePoint. Bestanden die via Teams worden gedeeld, staan vaak in SharePoint of OneDrive en vallen daardoor onder de bescherming van deze omgevingen.
De omvang van de organisatie is niet het belangrijkste criterium. De vraag is hoe afhankelijk het bedrijf is van e-mail, documenten en andere Microsoft 365-gegevens. Wanneer verlies van deze gegevens de bedrijfsvoering verstoort, is een goed ingerichte back-up- en hersteloplossing verstandig.
Een back-up voorkomt geen ransomware-aanval, maar kan wel helpen om beschadigde, verwijderde of versleutelde gegevens te herstellen. Combineer back-up daarom met maatregelen zoals multifactor-authenticatie, toegangsbeheer, monitoring en beveiligde werkplekken.
Bij uitdiensttreding moeten mailboxen, bestanden, toegangsrechten en licenties zorgvuldig worden afgehandeld. Bepaal vooraf welke gegevens moeten worden bewaard, wie deze overneemt en wanneer het account kan worden verwijderd. Een back-up biedt een extra vangnet, maar vervangt geen goede offboardingprocedure.
Back-ups moeten structureel worden bewaakt. Controleer niet alleen of de back-up zonder fouten wordt uitgevoerd, maar test ook periodiek of bestanden, mailboxen en omgevingen daadwerkelijk kunnen worden hersteld.
Ja. Binnen de managed services richt Encis passende back-up- en hersteloplossingen in, bewaakt het de uitvoering en ondersteunt het bij herstel. Welke gegevens, bewaartermijnen en herstelmogelijkheden nodig zijn, wordt afgestemd op de organisatie en vastgelegd in de dienstverlening.
Hoe helpt Encis?
Encis richt Microsoft 365-omgevingen in en beheert deze voor klanten. Daarbij kijken we ook naar back-up, beveiliging en herstel. We kunnen onder andere zorgen voor:
beheer van Microsoft 365;
een passende back-up- en hersteloplossing;
controle van back-ups;
beheer van accounts en toegangsrechten;
veilige onboarding en offboarding;
ondersteuning wanneer gegevens moeten worden hersteld.
Zo hoef je niet zelf dagelijks te controleren of alles goed wordt geback-upt en weet je wie je kunt bellen wanneer er iets misgaat.
Zijn jouw Microsoft 365-gegevens goed beschermd?
Weet je niet precies wat er wordt geback-upt of hoe snel gegevens kunnen worden hersteld? Encis kijkt graag met je mee.
Maak een afspraak
